lunes, 15 de abril de 2013

La importancia de Reporte diario



Cada vez encuentro con mayor sorpresa que se va extinguiendo la cultura del reporte diario en las organizaciones.  A las personas les cuesta y les parece innecesario reportar diariamente, solo quieren hacerlo mensualmente o semanalmente o solo cuando les sea solicitado justo cuando las oportunidades de detectar desviaciones están ya absolutamente perdidas. Recordemos que reportar como mínimo diariamente es una necesidad para poder obtener datos primarios sobre los cuales podamos elaborar información sobre la base de la cual podamos gestionar. La ausencia de datos  es como la oscuridad y el vacío que no permiten tomar decisiones informadas y no permiten avanzar seguros con la certeza o incertidumbre que el caso requiere.

El reporte diario no representa un trabajo adicional y debe ser parte de las funciones y responsabilidades regulares de cada puesto de trabajo en la organización en la medida lógicamente de su jerarquía y alcance en el proceso organizacional que se desarrolla. En ese contexto el reporte de datos no tiene porqué representar un problema mayor. Es impresionante la manera como las organizaciones gastan importantes cantidades de recursos (tiempo y dinero) en construir datos y elaborar información a partir de ellos siendo realmente muy pocos los datos transformados en información que realmente sirven para la toma de decisiones en la organización. Si un dato o información procesada a partir de este no sirve para la toma de decisiones o no sirve para cumplir algún requisito legal o exigencia contractual o regulatoria, entonces ese dato es caro, retrasa el tiempo, cuesta y no sirve ni agrega valor a la organización empresarial y por lo tanto requiere su eliminación o transformación tan pronto como sea posible.

El reporte diario es el que permite hacer el seguimiento de las distintas variables que componen los procesos industriales y del negocio para compararlos a nivel de indicadores con las metas planteadas para la organización. Desde luego, algunos indicadores podrán reflejarse diariamente para la toma de decisiones, otros requerirán ser visualizados semanal, mensual, trimestral o incluso anualmente sin embargo su construcción es siempre una métrica agregada que debe surgir automáticamente de la acumulación agregada de los reportes diarios sea como promedio o como suma acumulativa y no a partir de construcción de reportes de las áreas que son acumulados y emitidos esporádicamente dando lugar a espacios de manipulación o exponiéndose al riesgo de ser alterados por descuido, imprudencia o en algunos casos negligencia durante su construcción.

Los reportes diarios generan una cultura de control que cierra diariamente el control operacional al momento del corte de operaciones para reporte con un alto impacto en la toma de decisiones y constituye una filosofía que debe cultivarse, estimularse y mantenerse para mejorar el esfuerzo de control en la organización. La cultura de reportes requiere cuando la organización es grande y compleja desde luego el desarrollo de sistemas informáticos de soporte que permitan a los colaboradores reportar de una manera confiable y segura de forma que las labores terminen con un reporte efectivo para la toma de decisiones en la organización.