Criterios para auditar nuevos proyectos en los sistemas de gestión

En los Sistemas de Gestión, los nuevos proyectos, cambios y/o modificaciones a las instalaciones, procesos y/o actividades de la organización requieren el desarrollo previo de un conjunto de acciones que permitan identificar adecuadamente los peligros y evaluar los riesgos así como identificar sus aspectos ambientales antes durante y después del desarrollo del proyecto. Para ello se requiere un nivel mínimo de formalización del nuevo proyecto que pueda incluir como mínimo el siguiente contenido:

·         Justificación del proyecto

·         Alcance del Proyecto

·         Criterios de Diseño

·         Expediente de Diseño – Arquitectura

·         Expediente de Diseño – Civil

·         Expediente de Diseño – Metal-Mecánico

·         Expediente de Diseño – Eléctrico

·         Expediente de Diseño – Sanitario

·         Expediente de Diseño – Instrumentación y Control

·         Especificaciones de Detalle por disciplina de ingeniería

·         Procedimientos de Construcción para la implementación del proyecto

·         IPERC antes, durante y después del proyecto

·         Levantamiento de Aspectos Ambientales Significativos en cada etapa

·         Expediente de eventos durante la construcción

·         Acta de Cierre y Conformidad de Obra

·         Memoria de planos “As Built” para el catalogo del proyecto

Una vez formalizado el proyecto con las debidas aprobaciones el proyecto es conducido bajo la responsabilidad de un gerente hasta su culminación para o cual será necesario controla los tiempos y costos del mismo durante su desarrollo. El equipo de proyectos deberá contener especialistas en planificación, ingenieros de diseño y especialistas de referencia en cada disciplina de técnica de ingeniería. De igual forma deberá contarse con un especialista logístico, un experto en control de documentos y un Controller experimentado para la gestión de cambios y del Gantt del proyecto.

La información contenida en el proyecto diseñado debe ser preparada con mayor nivel de detalle, complejidad y suficiencia técnica así como nivel de precisión en la especificación a medida que el proyecto avanza en sus distintas etapas desde la concepción de perfil, la pre-factibilidad, la factibilidad y la ingeniería de detalle con las especificaciones para la construcción de manera que pueda alcanzarse mayor precisión reduciendo los riesgos del proyecto desde sus etapas más tempranas en el proceso de planeamiento del mismo.

En general, la auditoria de proyectos nuevos al interior de un sistema de gestión implica un mayor desarrollo  para incorporar aspectos del futuro en su relación con los sistemas de gestión ya que estos van a impactar directamente sobre los procesos de la organización. El proceso de auditoría nos permite examinar sistemáticamente y en forma documentada las deviaciones que puedan surgir en cualquiera de las etapas del nuevo proyecto para corregir la ruta donde sea necesario y obtener nuevas oportunidades de mejora por lo que vale la pena intentarlo.