Identificación y evaluación de requisitos legales y regulatorios

La identificación y evaluación de requisitos legales o regulatorios es un proceso continuo de trabajo que requiere de la asignación de responsabilidades específicas al interior de la organización por un lado para poder identificarlos y registrarlos correctamente y por el otro para poder evaluar y asegurar el cumplimiento de los mismos a través de la organización.

En el mundo real la Constitución y las leyes deberían contemplar las especificaciones sobre lo que debe hacerse o sobre lo que no está permitido, mientras los reglamentos deberían especificar la manera como debe hacerse o los procedimientos a seguir para hacer efectiva la ley o los mandatos legales con rango de ley o rango constitucional. Sin embargo la realidad es que leyes y reglamentos especifican el “que” y el “como” mezclados aunque la jerarquía documentaria legal debe respetarse en todo momento.

En ese contexto, las leyes pueden tener múltiples considerandos en su aplicación pero lo importante es poder clarificar si el requisito específicamente aplica o no a la organización en el sector empresarial donde nos desenvolvemos. Para lograr determinar la aplicabilidad o no del requisito a la empresa es necesario recurrir a la asesoría legal de la empresa sea interna o externa con la finalidad de aclarar cualquier duda al respecto. De igual forma es muy importante definir con ellos el alcance del requisito y a que parte del proceso es aplicable directamente identificando la naturaleza del mismo y su extensión en la organización. Este proceso implica determinar a su vez si  el requisito legal o regulatorio nos obliga a medir algo, hacer algo, prohibir algo y/o si es necesario o no reportar formalmente a la autoridad, con qué frecuencia y en qué formato específico debe hacerse.

Todas estas consideraciones son en extremo importantes para evitar un incumplimiento legal o regulatorio que pueda comprometer la situación legal de la empresa, por lo que requieren especial cuidado y atención de manera que podamos asignar responsabilidades clave en la organización para registrar apropiadamente los requisitos legales y regulatorios identificados, mantener actualizado el registro sea cuando surge un requisito nuevo en el mercado o cuando algún requisito deja de tener vigencia por algún motivo. El proceso de actualización y el seguimiento de la vigencia de los requisitos legales debe ser apropiadamente comunicado al interior de la organización por los canales correspondientes y en el lenguaje apropiado para que las áreas involucradas internalicen el requisito y se preparen para demostrar su cumplimiento involucrando el requisito como una de las reglas del proceso y desde luego por extensión empresarial como una de las reglas del negocio.

El proceso continua en la organización pues una vez identificados, registrados y comunicados los requisitos legales y/o regulatorios aplicables a la organización estos deben ser sujetos de seguimiento, monitoreo y medición de acuerdo a la naturaleza de cada requisito para lo cual los responsables de cada caso deben tener el entrenamiento adecuado para efectuar estas tareas de acuerdo a las especificaciones que el requisito exige. Este proceso requiere un esfuerzo de control pero también un esfuerzo de colección de información y análisis de resultados para verificar si existe o no cumplimiento que permita la toma de acciones preventivas y correctivas donde sea necesario para mantener los requisitos bajo estricto control.

Finalmente una vez analizados los resultados estos deben ser reportados a la autoridad y a la gerencia de la organización conforme a las frecuencias que la autoridad exija para ello de manera formal. El proceso es muy dinámico e implica establecer relaciones de comunicación interna y externa en la organización por lo que es recomendable especificar los detalles concretos en un procedimiento documentado que permita su utilización efectiva y correspondiente mejora dentro de la organización.