lunes, 18 de febrero de 2013

Documentación y control de documentos


El valor de la información de una organización tiene un peso considerable en la determinación del valor del activo de la misma y su documentación constituye la clave para especificar la realidad y el conocimiento del negocio por medio de documentos que pueden ser físicos o virtuales. En este contexto en la ecuación de valor el activo será bastante mayor en tanto en el proceso de documentación no solamente se contemple la realidad conceptual actual de negocio sino principalmente el conocimiento adquirido en forma implícita que aún se mantiene como conocimiento a manera de activo intangible y que puede internalizarse en el sistema documentario como capital intelectual de la organización.
Cuando las políticas, estándares, procedimientos y registros puedan especificarse por medio de documentos se produce un ordenamiento estructurado de la información consolidada de la organización de manera que la información no se duplique, se encuentre preservada, protegida, mantenida y actualizada con las debidas medidas de respaldo y seguridad.
Los sistemas de gestión de la documentación deben contemplar una clasificación de la misma especificando los tipos de documentos (generalmente políticas, estándares, procedimientos y registros) para su asignación a las diferentes categorías de almacenamiento de información (geología, operaciones, legal, ambiental, social, metalurgia, comercial, financiera, contable, etc.), las mismas que dependen exclusivamente de la naturaleza  y la escala de cada tipo de negocio. Es importante hacer la precisión de las categorías que van a usarse y las subcategorías que correspondan para cada principal, por ejemplo en la categoría geología puede existir las subcategorías de inventario de recursos-reservas, planos y mapas, programas de exploraciones, reportes de geología, etc., igualmente en la categoría metalurgia pueden abrirse las subcategorías de investigación metalúrgica y reportes metalúrgicos especificando siempre con mayor o menor detalle según se requiera para el tipo de negocio de la organización.
En el proceso de especificación se requiere que la documentación sea convenientemente codificada para lo cual deben establecerse códigos simples y sencillos pero confidenciales para la organización que puedan ser leídos por los colaboradores para reconocer de que tipo de documento se trata, cual es el tema que compete, en que categoría ha sido consignado, en qué versión se encuentran y cómo puede ubicársele así como determinar si es confidencial o no y si tiene o no tiene carácter legal para poder ubicar a sus propietarios y usuarios principales según su distribución.
De igual forma se requiere especificar en la organización responsabilidades clave para los procesos de generación, revisión y aprobación de documentación nueva, la modificación de la documentación existente, los mecanismos de registro y distribución, el manejo de copias históricas, la gestión diferenciada de la documentación de origen legal y la gestión de copias controladas y no controladas de la documentación vigente que deba ser circulada al interior de la organización.
Finalmente debemos hacer precisión acerca de la importancia de los documentos que representan el verdadero valor de las organizaciones y que para su preservación, mantenimiento y actualización requieren gestión en el sistema documentario formal de la organización para lo cual es necesario integrar el mismo con las distintas políticas (documentos que especifican compromisos), estándares (documentos que especifican el QUE), procedimientos (documentos que especifican el COMO) y los registros que sirven para evidenciar el cumplimiento de las políticas, estándares y procedimientos así como los formatos que la organización debe utilizar para el desempeño eficiente de sus funciones regulares y especiales. Esta documentación representa la clave para la mejora de las organizaciones por lo que requiere siempre nuestra mayor atención.

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